Richtlijnen voor het scannen van documenten als bewerkbare tekst
Ga als volgt te werk om ervoor te zorgen dat de software uw documenten goed kan
converteren:
•
Zorg ervoor dat de glasplaat van de scanner of het ADF-venster schoon is.
Wanneer u de printer gebruikt om documenten te scannen, worden vegen of stof
op de glasplaat of het ADF-venster mogelijk ook gescand waardoor de software
het document niet meer goed kan converteren naar bewerkbare tekst.
•
Zorg ervoor dat het document juist is geplaatst
Wanneer u documenten scant als bewerkbare tekst vanuit de ADF, moet het
origineel in de ADF worden geplaatst met de bovenrand naar voren en de te
scannen tekst naar boven. Wanneer u scant vanaf de glasplaat van de scanner,
moet het origineel op de glasplaat worden geplaatst met de bovenrand naar de
rechterkant van de glasplaat.
Zorg er ook voor dat het document niet scheef komt te liggen. Zie Een origineel
op de glasplaat plaatsen of Een origineel in de automatische documentinvoer
(ADF) plaatsen voor meer informatie.
•
Zorg ervoor dat de tekst in het document duidelijk is afgedrukt.
Als u het document met succes naar bewerkbare tekst wilt converteren, moet het
origineel duidelijk weergegeven tekst bevatten van hoge kwaliteit. De volgende
omstandigheden kunnen ertoe leiden dat de software het document niet goed
kan converteren:
◦
De tekst van het origineel is vaag of het origineel is gekreukeld.
◦
De tekst is te klein.
◦
De structuur van het document is te complex.
◦
De spaties tussen de letters zijn te klein. Hierdoor kunnen in de tekst die
door het OCR-programma is omgezet, tekens ontbreken of tekens worden
gecombineerd. De combinatie van de tekens "rn" kan dan bijvoorbeeld
worden weergegeven als "m".
◦
De tekst bevindt zich op een gekleurde achtergrond. De afbeeldingen op de
voorgrond kunnen te veel opgaan in een gekleurde achtergrond.
•
Kies het juiste profiel.
Selecteer een snelkoppeling of voorinstelling waarmee scannen als bewerkbare
tekst mogelijk is. Deze opties gebruiken scaninstellingen waarmee u een
optimale kwaliteit krijgt voor de OCR-scan. Gebruik in Windows de
snelkoppelingen Bewerkbare tekst (OCR) of Opslaan als PDF. Gebruik in Mac
OS X de voorinstelling Documenten.
•
Sla het bestand op met de juiste indeling.
Als u alleen de tekst uit het document wilt ophalen, zonder enige opmaak uit het
oorspronkelijke document over te nemen, selecteert u een indeling voor kale
tekst (zoals Text (.txt) of TXT). Als u de tekst wilt ophalen inclusief enige opmaak
uit het oorspronkelijke document, selecteert u een Rich Text Format (zoals Rich
Text (.rtf) of RTF) of een doorzoekbaar PDF-formaat (Doorzoekbare PDF (.pdf)
of PDF-doorzoekbaar).
Documenten scannen als bewerkbare tekst
43
4